传统文档处理的缺点：
一、文档缺乏集中管理
随着时间的推移，企业文档的数量和容量都非常大；不同的部门、类型、格式、使用和管理方法；大量分散在不同部门甚至个人手中的文件，很难找到和控制；
二、文件安全性难以保证
存放文件分散，容易丢失；文件权限控制不明确，容易泄露；纸质文件抗灾能力较弱；
三、文档版本管理混乱
由于各种文档版本的混淆，很难找到最新正确的版本。文档的历史版本无法查找，导致知识丢失；版本使用错误，造成各种质量事故;
四、查找速度慢，效率低
每天需要花费大量的时间来查找文档，手工方式和资料柜管理，查找速度非常慢；
五、工作效率大大降低
文档无法有效协调共享，文档共享不方便，员工难以获取所需信息；文档审查过程复杂，无法自动化管理；缺乏有效的联合文件(合同、解决方案等)。
使用二维码文档管理系统的优点：
1. 工作效率提高
随着现代信息技术的提高，随时随地便可以在系统后台提交资料，方便了相应的工作需要，大大提高了档案提交的工作效率。
2. 查找文档方便快捷
随着这种数字信息化的档案管理工作，档案材料进入电脑之中,实现的电子化、无纸化的管理方式，这些也进一步降低了档案查阅工作的方便程度，在查阅相应档案的时候只要有查阅权限，在自己的权限范围下，进行有效检索，只要轻松敲击鼠标便可以实现，大大降低了传统查阅档案的繁琐，降低的档案室管理人员的工作强度，他们只有对整个检索系统进行有效维护便可以轻松实现查阅管理工作。
3、文件变动时，能够通过更新二维码实现再次定位，减少工作量
当文件被同事借阅以及外用的情况下，可以在系统后台查看该文件当前所在位置及信息，避免吃“闭门羹”。
4、二维码能够提供更丰富的信息，在一定程度上增加了档案对比的准确度
扫描二维码能看到该档案的基本信息，一定程度了解是否需要该档案，防止把档案借走却用不上劲。
5、二维码能有效的减少管理成本，减少纸质资源的浪费
无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。
247 
2023-09-18 12:00:02 
